ARCHIVIO
L’archivio del Beata Lucia è sempre stato conservato presso la sede del Brefotrofio, immutata dall’epoca della fondazione. Già dal 1745, con l’acquisto di scansie, si ravvisava la necessità di collocare il materiale ben ordinato su scaffali; nel 1780 il Visitatore Cardinale Conti chiedeva ai Deputati del Brefotrofio, con una missiva conservata nel carteggio amministrativo di quell’anno, la possibilità di riporre in un luogo sicuro tutta la documentazione lasciatagli dal predecessore. La risposta fu la seguente: “…qui nella Computisteria esiste l’archivio formale dove si ritengono tutti li libri ed alcune scritture appartenenti all’azienda del nostro Ospedale e detto archivio esiste sin dal principio che fu eretto il medesimo luogo pio…..le menzionate carte saranno collocate nella credenza per maggior custodia...”[i]. Nel corso delle visite apostoliche succedutesi fino all’unità d’Italia, l’esito delle ispezioni effettuate dai vari Cardinali collocava la conservazione dell’archivio sempre nella Computisteria (per i documenti di carattere amministrativo/finanziario) e nell’ufficio del Ministro (per la documentazione afferente agli esposti e loro cura); in quelle occasioni ne veniva elencato e verbalizzato il contenuto in maniera variamente dettagliata. Questo ha permesso la buona conservazione dei documenti ed una contenuta dispersione (dovuta quasi esclusivamente a sottrazioni volontarie e a scarti inopportuni).
Con R. D. del 12/5/1862 l’amministrazione fu affidata alla Congregazione di Carità di Narni che prese in carico la gestione amministrativa degli affari generali, delle finanze e patrimonio, del personale, mentre i Deputati del Beata Lucia mantennero le facoltà di gestione dell’assistenza agli esposti e della relativa documentazione.
Nel 1934 l’istituto ritrovò la sua autonomia e in seguito al distacco tra le due amministrazioni avvenuta ufficialmente il 28/6/1934, furono materialmente separati anche gli uffici e le competenze e si convenne che tutte le pratiche svolte dall’amministrazione della C.d.C e riguardanti i due enti fino al 1925 (comprendente anche la parte che si riferisce alla corrispondenza) restassero all’archivio del Brefotrofio. La corrispondenza dal 1926 al 1934 fu invece ripartita tra i due enti in base al titolario di classificazione degli atti; alla C.d.C. furono riconsegnati anche i partitari dell’entrata e dell’uscita degli esercizi finanziari 1922-1933, mentre al Brefotrofio restarono le pratiche d’archivio indivisibili, libri di contabilità.
Questa ripartizione fu in parte disattesa, tanto per il carteggio che per alcuni registri delle deliberazioni e scritture contabili della Congregazione, che tuttora si trovano conservate presso questo archivio e che, nel corso dell’ultimo riordino, sono state inventariate separatamente, (secondo il principio della disciplina archivistica legato al soggetto produttore degli atti). Tali documenti costituiscono una parte dell’Archivio della C.d.C. relativamente alla fase di gestione finanziaria/amministrativa del Brefotrofio per il periodo indicato. La gestione assistenziale fornita agli esposti si è invece protratta nei secoli e nei diversi periodi storici senza soluzione di continuità, sempre a cura del personale interno; per questo motivo la relativa documentazione, anche per il periodo 1862-1934, è interamente compresa nell’archivio del Beata Lucia di Narni[ii].
Nell’ASBL sono confluiti, fin dalla fondazione, anche gli atti prodotti dalle Compagnie, Confraternite e luoghi pii soppressi a favore dell’istituto nel 1739 che ne acquisì sia i beni mobili che immobili, tra cui i rispettivi archivi; questi documenti, nell’ inventario ASBL, formano la serie “Fondi aggregati” e ne costituiscono la sezione più antica. Una parte di questa documentazione, relativa alle opere pie e congregazioni di Rieti per gli anni 1429–1739, è stata depositata dall’amministrazione del Beata Lucia nel 1970 presso l’Archivio di stato di Rieti; l’operazione fu concordata dalle Soprintendenze regionali e l’elenco degli atti è contenuto nella delibera del Consiglio d’amministrazione del Brefotrofio n. 28 del 28/6/1970.
Nel 2008 fu disposta una riorganizzazione dei documenti dell’archivio, secondo un ordinamento meramente cronologico, che non rispecchiava più quello originario; di questo resta una testimonianza nel repertorio risalente presumibilmente al 1940 ca.[iii], mentre un ulteriore prontuario, molto succinto, fu approntato intorno al 1980 e comprende gli atti a partire dal 1934 all’incirca (l’approssimazione è dovuta dalla totale assenza di cronologia nell’elenco).
L’archivio, tra il 2012 ed il 2016 è stato oggetto di un intervento di riordino e revisione da parte di personale specializzato, durante il quale non è stato comunque possibile ripristinare l’ordinamento originario. Per l’inventariazione e schedatura informatizzata della documentazione è stato utilizzato il DB Sesamo 4.1[iv]; nel rispetto del principio di provenienza degli atti e quindi in base all’Ente produttore degli stessi, l’archivio storico del Beata Lucia è stato organizzato in due fondi: “Archivio storico Beata Lucia” e “Archivio della Congregazione di Carità di Narni”, dove il Brefotrofio Beata Lucia è il Conservatore di entrambi.
Ogni fondo è disposto in serie archivistiche (complessi) che seguono un ordine logico; all’interno di ogni serie, a volte ripartita in sottoserie, la documentazione segue un ordine prevalentemente cronologico. Le unità che formano le serie e sottoserie, sono costituite da pergamene, registri e buste che contengono atti sciolti e fascicoli, per ogni unità è stata realizzata una scheda archivistica informatizzata che ne descrive il contenuto attraverso dati essenziali e particolari. Gli elementi forniti nella scheda unità riguardano: l’appartenenza alla scheda del complesso di riferimento, il titolo, la cronologia, la descrizione del contenuto, la segnatura, la tipologia, la descrizione estrinseca[v]. Nelle serie più corpose, come ad esempio “Attività assistenziale” e “Scritture contabili”, le sottoserie seguono un ordine sia logico che cronologico.
L’archivio storico Beata Lucia (ASBL) è costituito da1809 unità per il periodo 1519 – 1980, suddivise in 22 serie. L’Archivio della Congregazione di Carità di Narni (ASBL/CdC) si compone di 278 unità per gli anni 1861 – 1934. In totale l’archivio storico è costituito da 2.087 unità, disposte in due stanze idonee alla conservazione e dotate degli impianti e degli arredi previsti dalla vigente normativa in materia, ben custodite e accessibili solo ai responsabili.
[i] ASBL, serie “Minutari”, b. n. 3, risposta del 28/5/1780.
[ii] Il riordino degli atti è stato concordato con gli Ispettori della Soprintendenza Archivistica dell’Umbria e Marche, secondo quanto previsto dalla disciplina archivistica.
[iii] Vedi ASBL, serie Carteggio amministrativo, b. n. 61, titolo 1.
[iv] Per l’inventariazione si è tenuto conto del contributo di schedatura parziale effettuato da Valeria Sabbatucci.
[v] Questa informazione riguarda perlopiù i registri di cui si descrive la legatura (o coperta), il supporto, le misure espresse in millimetri, il numero delle carte o pagine quando presente.